陜煤建設銅煤公司：建設“數字化”檔案 提升檔案管理規范化水平
時間:2023-03-23 單位（部門）:銅煤公司 作者:張艷 點擊:載入中...
近年來，為了更好的適應新形勢下檔案管理信息化、數字化戰略轉型要求，加快推進公司檔案信息化建設進程，陜煤建設銅煤公司分別從組織建設、制度建設、硬件軟件配備、人員培訓、信息錄入等多個方面著手，全力推進檔案信息化建設，實現數字化檔案管理。
完善檔案管理制度。該公司在嚴格按照檔案法律法規要求的同時，認真總結先進的經驗，并結合該公司工作的實際情況，制定了檔案管理的一系列規章制度，修訂完善了《銅煤公司檔案管理辦法》，建立了文件材料立卷歸檔、檔案移交、借閱、利用、統計、管理、保密等各項規章制度及管理辦法。同時，參照《煤炭工業企業檔案分類規則NB/T51065-2016行業標準》、《建設工程文件歸檔規范GB/T50328-2019》，規范檔案管理工作。
加大硬件設施的投入。自2022年建設以來，該公司先后投入70余萬元對檔案室進行了升級改造和裝修，執行“三分開”制度，設立辦公室、閱覽室、庫房，配置智能密集架51組，容量235立方米，還配備了4臺電腦、2臺掃描儀、2臺立式空調、辦公桌椅等硬件設施，還按要求加裝了遮光窗簾、配備了溫度計、防蟲劑、干粉滅火器等設備設施。
引進智慧數字檔案管理系統。2022年，該公司與西安國翔數據信息有限公司達成合作，引進THAMS-BS 數字檔案管理系統，負責安裝、調試、培訓并投入使用，實現檔案目錄檢索。目前該公司已歸檔的檔案基本實現了電子版與紙質版同步，存量數字化率達到15%，電子文件容量達到20GB。
分類整理歸檔歷史檔案。去年以來，該公司完成了辦公院16 間檔案室檔案資料的搬遷工作，對公司40多年的各類檔案資料進行了重新排序并整理上架。并結合實際情況，編制檔案分類大綱和檔號編制規則、保管期限及歸檔范圍，將庫存檔案劃分為文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建檔案、實物檔案、電子檔案六大門類，庫藏共8427盒。有效保障了檔案材料的完整性和規范性。
據了解，該公司計劃盡快完成OA系統和檔案管理系統的對接工作，將電子文件應收盡收。該公司檔案數字化管理代替了傳統檔案模式，檔案數字化管理建設完成后，將切實提升工作效率，助推陜煤建設銅煤公司各項工作向數字化、信息化、便捷化方向發展，為服務該公司各項業務工作提供強有力的支撐。
